Tugas 4 empowerment strees dan konflik serta komunikasi

Nama : Dondwi S.W.S
NPM : 12513633
                                              Empowerment stress dan konflik serta komunikasi

A.  Empowerment

1.   Pengertian Empowerment

Empowerment merupakan istilah yang cukup populer dalam bidang manajemen khususnya manajemen Sumber Daya Manusia. Banyak penafsiran tentang empowerment. Dan salah satu penafsiran yang dikenal oleh sebagian besar dari kita adalah empowerment sebagai pendelegasian wewenang dari atasan kepada bawahan. Empowermentyaitu upaya mengaktualisasikan potensi yang sudah dimiliki oleh masyarakat. Pendekatan pemberdayaan masyarakat yang demikian tentunya diharapkan memberikan peranan kepada individu bukan sebagai obyek, tetapi sebagai pelaku atau aktor yang menentukan hidup mereka sendiri.

Secara umum pemberdayaan didefinisikan sebagai suatu proses sosial multi-dimensional yang membantu penduduk untuk mengawasi kehidupannya sendiri. Pemberdayaan itu merupakan suatu proses yang memupuk kekuasaan (yaitu kemampuan mengimplementasikan) pada individu, untuk penggunaan bagi kehidupan mereka sendiri, komunitas mereka, dengan berbuat mengenai norma - norma yang mereka tentukan. (Page & Czuba, 1999:3).

Richard Carver, Managing Director dari Coverdale Organization mendefinisikan empowerment sebagai mendorong dan membolehkan seseorang untuk mengambil tanggung jawab secara pribadi untuk meningkatkan atau memperbaiki cara-cara menyelesaikan pekerjaan sehingga dapat meningkatkan kontribusi dalam pencapaian sasaran organisasi. Empowerment memerlukan penciptaan budaya yang mendorong pegawai dalam setiap tingkatan untuk melakukan sesuatu yang berbeda dan membantu pegawai untuk percaya diri dan kemampuan untuk melakukan perubahan.

Selain pengertian yang telah disampaikan oleh Richard Carver, ada beberapa pengertian atau pemahaman lain tentang empowerment. Namun semua definisi yang ada secara prinsip memiliki kesamaan yaitu bahwa empowerment mengandung unsur-unsur sebagai berikut :

·     Adanya pelimpahan kewenangan dan tanggung jawab untuk membuat keputusan yang didukung oleh sumber daya yang memadai.

·     Adanya kontrol atas pelimpahan kewenangan dari manajemen.

·     Adanya penciptaan lingkungan agar pegawai dapat memanfaatkan kemampuan atau kompetensinya secara maksimum untuk mencapai sasaran organisasi.

2.   Tujuan empowerment

Merupakan suatu kondisi yang dialami oleh masyarakat yang ditandai oleh kemampuan untuk memikirkan, memutuskan serta melakukan sesuatu yang dipandang tepat demi mencapai pemecahan masalah-masalah yang dihadapi dengan mempergunakan daya. Tujuan dari pemberdayaan atau empowerment adalah untuk  membentuk individu dan masyarakat menjadi mandiri. Kemandirian tersebut meliputi kemandirian berfikir, bertindak dan mengendalikan apa yang mereka lakukan tersebut. Kemandirian masyarakat adalah kemampuan yang terdiri atas kemampuan kognitif, konatif, psikomotorik, afektif, dengan mengerahkan sumberdaya yang dimiliki oleh lingkungan internal masyarakat tersebut.

3.   Kunci Efektivitas Empowerment dalam Manajemen

Kunci suksesnya adalah manajemen yang konsisten, kuat dan mempunyai komitmen yang tinggi. Tahapan dalam pemberdayaan menurut Khan (1995) adalah sebagai berikut :

1.   Mengembangkan pemahaman secara menyeluruh terhadap program empowerment yang diperoleh dari berbagai sumber literature maupun dari para ahli yang kompeten dalam bidang empowerment.

2.   Membuat daftar kegiatan atau kesempatan yang dapat mendukung pemberdayaan.

3.   Menyelesaikan berbagai macam kegiatan yang mempunyai kesempatan yang lebih signifikan untuk sukses dan mempunyai resiko yanmg minimal.

4.   Memberi pengertian kepada karyawan agar memahami job expectations dan metrik.

5.   Menetapkan prosedur follow – up untuk sharing kemajuan kepada setiap pekerja secara individual dan kelompok.

6.   Menciptakan, menjaga dan meningkatkan saling percaya.

7.   Menilai kemajuan yang diperoleh dari program pemberdayaan.

B. Stress

1.   Pengertian Stress

Manuaba (1998) memberikan definisi sebagai berikut: Stress
adalah segala rangsangan atau aksi dari tubuh manusia baik yang berasal daru luar maupun dari dalam tubuh itu sendiri yang dapat menimbulkan bermacam-macam dampak yang merugikan mulai dari menurunnya kesehatan sampai kepada dideritanya suatu penyakit. Dalam kaitannya dengan pekerjaan, semua dampak dari stress tersebut akan menjurus kepada menurunnya performansi, efisiensi dan produktifitas kerja yang bersangkutan.
Selanjutnya Mendelson (1990) mendefinisikan stress akibat kerja secara lebih sederhana, dimana stress merupakan suatu ketidak nyamanan dalam kerja. Sedangkan respon stress merupakan suatu total emosional individu dan atau merupakan respon fisiologis terhadap kejadian yang diterimanya. Dari beberapa pengertian tersebut maka dapat digaris bawahi bahwa stress muncul akibat adanya berbagai stressor yang diterima oleh tubuh, yang selanjutnya tubuh memberikan reaksi (strain) dalam beranekaragam tampilan.
Dari uraian diatas dapat ditegaskan bahwa stress secara umum merupakan tekanan psikologis yang dapat menyebabkan berbagai bentuk penyakit baik penyakit secara fisik maupun mental (kejiwaan). Dan secara konsep stress dapat didefinisikan menurut variabel kajian:
Stress sebagai stimulus. Stress sebagai variable bebas (independent variable) menitik beratkan pada lingkungan sekitarnya sebagai stressor. Sebagai contoh: petugas air traffics control merasa lingkungan pekerjaannya penuh resiko tinggi, sehingga mereka sering mengalami stress akibat lingkungan pekerjaannya tersebut.
Stress sebagai respon. Stress sebagai variable tergantung (dependent variabel) memfokuskan pada reaksi tubuh terhadap stressor. Sebagai contoh: seseorang mengalami stress apabila akan menjalani ujian berat. Respon tubuh (strain) yang dialami dapat berupa respon psikologis (prilaku, pola pikir, emosi, dan perasaan stress itu sendiri) dan respon fisiologis (jantung berdebar, perut mulas-mulas, badan berkeringat dll)
Stress sebagai interaksi antara individu dan lingkungannya. Stress disini merupakan suatu proses penghubung antara stressor dan strain dengan reaksi stress yang berbeda pada stressor yang sama.

2.   Penyebab Stress

a.   Faktor lingkungan

Selain memengaruhi desain struktur sebuah organisasi, ketidakpastian lingkungan juga memengaruhi tingkat stres para karyawan dan organisasi. Perubahan dalam siklus bisnis menciptakan ketidakpastian ekonomi, misalnya, ketika kelangsungan pekerjaan terancam maka seseorang mulai khawatir ekonomi akan memburuk.

b.   Faktor organisasi

Banyak faktor di dalam organisasi yang dapat menyebabkan stres. Tekanan untuk menghindari kesalahaan atau menyelesaikan tugas dalam waktu yang mepet, beban kerja yang berlebihan, atasan yang selalu menuntut dan tidak peka, dan rekan kerja yang tidak menyenangkan adalah beberapa di antaranya. Hal ini dapat mengelompokkan faktor-faktor ini menjadi tuntutan tugas, peran, dan antarpribadi.

c.   Faktor-faktor Penyebab Stres Kerja (Stressor) Karyawan

Stres kerja yang dialami seseorang dipengaruhi oleh faktor penyebab stres baik yang berasal dari dalam pekerjaan maupun dari luar pekerjaan. Faktor penyebab stres kerja yang dibahas dalam penelitian ini hanya faktor organisasional, yakni faktor yang berasal dari dalam pekerjaan yang mencakup tuntutan tugas, tuntutan peran, tuntutan hubungan antarpribadi, struktur organisasi, kepemimpinan organisasi, dan tahap hidup organisasi.

d.   Faktor pribadi

Faktor-faktor pribadi terdiri dari masalah keluarga, masalah ekonomi pribadi, serta kepribadian dan karakter yang melekat dalam diri seseorang. Survei nasional secara konsisten menunjukkan bahwa orang sangat mementingkan hubungan keluarga dan pribadi. berbagai kesulitan dalam hidup perkawinan, retaknya hubungan, dan kesulitan masalah disiplin dengan anak-anak adalah beberapa contoh masalah hubungan yang menciptakan stres.  Masalah ekonomi karena pola hidup yang lebih besar pasak daripada tiang adalah kendala pribadi lain yang menciptakan stres bagi karyawan dan mengganggu konsentrasi kerja karyawan.

3.   Pendekatan Terhadap Stress

a.   Pendekatan Individu

Seorang karyawan dapat berusaha sendiri untuk mengurangi level stresnya. Strategi yang bersifat individual yang cukup efektif yaitu; pengelolaan waktu, latihan fisik, latihan relaksasi, dan dukungan sosial. Dengan pengelolaan waktu yang baik maka seorang karyawan dapat menyelesaikan tugas dengan baik, tanpa adanya tuntutan kerja yang tergesa-gesa. Dengan latihan fisik dapat meningkatkan kondisi tubuh agar lebih prima sehingga mampu menghadapi tuntutan tugas yang berat.

b.   Pendekatan Perusahaan

Beberapa penyebab stres adalah tuntutan dari tugas dan peran serta struktur organisasi yang scmuanya dikendalikan oleh manajemen, schingga faktor-faktor itu dapat diubah. Oleh karena itu strategi-strategi yang mungkin digunakan oleh manajemen untuk mengurangi stres karyawannya adalah melalui seleksi dan penempatan, penetapan tujuan, redesain pekerjaan, pengambilan keputusan partisipatif, komunikasi organisasional, dan program kesejahteraan. Melalui strategi tersebut akan menyebabkan karyawan memperoleh pekerjaan yang sesuai dengan kemampuannya dan mereka bekerja untuk tujuan yang mereka inginkan serta adanya hubungan interpersonal yang sehat serta perawatan terhadap kondisi fisik dan mental. Secara umum strategi manajemen stres kerja dapat dikelompokkan mcnjadi strategi penanganan individual, organisasional dan dukungan sosial.

C. Konflik

1.   Pengertian Konflik

Menurut Killman dan Thomas (1978), konflik adalah kondisi terjadinya ketidakcocokan antar nilai atau tujuan-tujuan yang ingin dicapai, baik yang ada dalam diri individu maupun dalam hubungannya dengan orang lain. Kondisi yang telah dikemukakan tersebut dapat mengganggu bahkan menghambat tercapainya emosi atau stres yang mempengaruhi efisiensi dan produktivitas kerja.

Menurut Stoner Konflik Organisasi ialah mencakup ketidak sepakatan soal alokasi sumber daya yang langka atau peselisihan soal tujuan, status, nilai, persepsi, atau kepribadian. Daniel Webster mendefinisikan konflik sebagai:

·     Persaingan atau pertentangan antara pihak-pihak yang tidak cocok satu sama lain.

·     Keadaan atau perilaku yang bertentangan.

2.   Jenis-jenis Konflik

Konflik itu mempunyai banyak jenis seperti yang dikatakan James A.F. Stoner dan Charles Wankel dikenal ada lima jenis konflikyaitu konflik intrapersonal, konflik interpersonal, konflik antar individu dan kelompok, konflik antar kelompok dan konflik antar organisasi.

a.   Konflik Intrapersonal

Konflik intrapersonal adalah konflik seseorang dengan dirinya sendiri.

b.   Konflik Interpersonal

Konflik Interpersonal adalah pertentangan antar seseorang dengan orang lain karena pertentengan kepentingan atau keinginan.

c.   Konflik antar perorangan

Konflik antar perorangan terjadi antara satu individu dengan individu lain atau lebih. Konflik ini biasanya disebabkan oleh adanya perbedaan sifat dan perilaku setiap orang dalam organisasi.

d.   Konflik Antar Kelompok

Tingkat lainnya dalam konflik di organisasi adalah konflik antar kelompok. Seperti diketahui bahwa sebuah organisasi terbentuk dari beberapa kelompok kerja yang terdiri dari banyak unit. Apabila diantara unit-unit disuatu kelompok mengalami pertentangan dengan unit-unit dari kelompok lain maka manajer merupakan pihak yang harus bisa menjadi penghubung antara keduanya.

e.   Konflik antar organisasi

Konflik juga bisa terjadi antara organisasi yang satu dengan yang lain. Hal ini tidak selalu disebabkan oleh persaingan dari perusahaan-perusahaan di pasar yang sama. Konflik ini bisa terjadi karena adanya ketidak cocokan suatu badan terhadap kinerja suatu organisasi.

3.   Proses Konflik

Menurut Louis R.Pandy mengukapkan proses konflik terdiri dari 5 tahap :

Tahap I konflik laten yaitu tahap munculnya factor-faktor penyebab konflik dalam organisasi yaitu :

a.   Saling ketergantungan kerja

b.   Perbedaan tujuan dan prioritas

c.   Perbedaaan status

d.   Sumber daya yang terbatas

Tahap II konflik yang dipersepsikan (konflik yang dirasakan) , pada tahap ini salah satu pihak memandang pihak lain sebagai penghambat atau mengancam pencapaina tujuan.

Tahap III Konflik yang dirasakan, pada tahap ini konflik tidak sekedar  dipandang ada, akan tetapi benar-benar sudah dirasakan.

Tahap IV konflik yang dimanifestasikan, pada tahap ini prilaku tertentu sebagai indicator konflik sudah mulai ditunjukan, seperti adanya sabotase, agresi terbuka, konfrontasi, rendahnya kenerja dan lain-lainnya.

Tahap V konflik Aftermath, jika konflik benar-benar  diselesaikan maka hal itu akan meningkatkan hubungan  para anggota organisasi. Hanya jika penyelesaian tidak tepat maka akan timbul konflik baru.

D. Komunikasi Dalam Manajemen

1.   Pengertian Komunikasi dalam Manajemen

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi nonverbal.

2.   Proses Komunikasi

Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Tahapan proses komunikasi adalah sebagai berikut :

1.         Penginterpretasian.

2.         Penyandian

3.         Pengiriman

4.         Perjalanan

5.         Penerimaan.

6.         Penyandian balik

7.         Penginterpretasian

Proses komunikasi dapat dilihat dari beberapa perspektif :

1.         Perspektif psikologis. Perspektif ini merupakan tahapan komunikator pada proses encoding, kemudian hasil encodingditransmisikan kepada komunikan sehingga terjadi komunikan interpersonal.

2.         Perspektif mekanis. Perspektif ini merupakan tahapan disaat komunikator mentransfer pesan dengan bahasa verbal atau non-verbal

3.   Hambatan dalam Komunikasi

1.     Hambatan dari Proses  Komunikasi

a.   Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi  oleh perasaan atau situasi emosional.

b.   Hambatan dalam penyandian/simbol. Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti  lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.

c.   Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.

d.   Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima

e.   Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada  saat menerima atau mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

f.    Hambatan dalam memberikan  balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

2.     Hambatan Fisik

Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

3.     Hambatan Semantik

Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi  kadang-kadang mempunyai  arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima

4.     Hambatan Psikologis 

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim  dan penerima pesan.

4.   Komunikasi Interpersonal

a.         Componential

Definisi bedasarkan komponen menjelaskan komunikasi antar pribadi dengan mengamati komponen-komponen utamanya, yaitu penyampaian pesan oleh salah satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain atau sekelompok kecil orang, dengan berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan balik segera

b.         Situasional

Situasi yang menyenangkan akan menciptakan komunikasi yang menyenangkan pula, dan akan menimbulkan persepsi yang baik pula. Karena pada dasarnya sikap emosi akan mudah terpancing saat berada pada situasi yang salah, sehingga akan membentuk persepsi dimana ego akan lebih mendominasi. faktor situasional akan berpengaruh besar terhadap proses terbentuknya persepsi. Dalam situasi yang menyenangkan akan menimbulkan persepsi yang menyenangkan, begitu pula sebaliknya. Itu lah yang akan menjadi penghambat dalam proses komunikasi yang terjadi.

5.   Model Pengolahan Informasi Komunikasi

a.         Rational

Proses informasi adalah proses menerima, menyimpan dan mengungkap kembali informasi. Dalam proses pembelajaran, proses menerima informasi terjadi pada saat siswa menerima pelajaran. Proses menyimpan informasi terjadi pada saat siswa harus menghafal, memahami, dan mencerna pelajaran. Sedangkan proses mengungkap kembali informasi terjadi pada saat siswa menempuh ujian atau pada saat siswa harus menerapkan pengetahuan yang telah dimilikinya untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam kehidupan sehari-hari. Selain itu perlu dikemukakan bahwa informasi masuk ke dalam kesadaran manusia melalui pancaindera, yaitu indera pendengaran, penglihaan, penciuman, perabaan, dan pengecapan. Informasi masuk ke kesadaran manusia paling banyak melalui indera pendengaran dan penglihatan. Berdasarkan alas an tersebut , maka media yang banyak digunakan adalah media audio, media visual, dan media audiovisual (gabungan media audio dan visual). Belakangan berkembang konsep multimedia, yaitu penggunaan secara serentak lebih daripada satu media dalam proses komunikasi, informasi dan

pembelajaran.

b.         Limited capacity

Komunikasi terbatas sering menimbulkan kekacauan komunikasi seperti salah pengertian akan maksud yang disampaikan

c.         Expert

Komunikasi adalah sebuah ketrampilan yang bisa dipelajari dan dikuasai oleh siapapun, sama seperti halnya keterampilan-ketrampilan lainnya. Saat ini kita hidup di era yang sangat menarik, di mana banyak diajarkan hal-hal yang akan menjadikan ketrampilan komunikasi kita semakin canggih, antara lain hipnotis/hipnosis, nlp (neuro language program), dan lain sebagainya

d.         Cybermetic

Sistem yang memandang terdapatnya suatu hubungan yang saling menggantungkan dalam unsur atau komponen yang ada dalam sistem.

6.   Model Interaktif Manajemen dalam Komunikasi

a.         Confidence

Kenyamanan dapat membuat suatu organisasi bertahan lama dan menimbulkan suatu kepercayaan dan pengertian.

b.         Immediacy

Ini adalah model organisasi yang membuat suatu organisasi tersebut menjadi segar dan tidak membosankan

c.         Interaction manajemen

Adanya berbagai interaksi dalam manajemen seperti mendengarkan dan juga menjelaskan kepada berbagai pihak yang bersangkutan

d.         Expresiveness

Mengembangkan suatu komitmen dalam suatu organisasi dengan berbagai macam ekspresi perilaku.

e.         Other orientation

Dalam hal ini suatu manajemen organisasi berorientasi pada pegawai.

Tugas 3 POAC

Nama : Dondwi S.W.S

NPM  : 12513633

Planning, Organizing, Actuating, Controlling

(POAC)

UNIVERSITAS GUNADARMA

FAKULTAS PSIKOLOGI

Kelas : 3PA13

Nama :

1. Aisyah

2. Bagus As-Sidiq

3. Dondwi S.W.S

4. Elysabeth Permata Sari

5. Fadil Sani Suhadha

                                                 6. Fikri De Yoga

                                                 7. Rifky Widayat

                                                 8. Priatna Santoro                               

           

PEMBAHASAN POAC

POAC merupakan sebuah proses. Karena POAC sebuah proses, maka di dalam organisasi keberadaan POAC akan selalu berputar dan tidak akan pernah berhenti. Pendekatan membantu untuk memahami apa yang manajer lakukan, yaitu menganggap pekerjaan mereka sebagai suatu proses. Proses adalah serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu. Misalnya, membuat keuntungan atau menyediakan layanan.  Untuk mencapai tujuan, manajer menggunakan sumber daya dan melaksanakan empat fungsi manajerial utama, yaitu POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling).

POAC diterapkan dalam setiap organisasi di seluruh dunia guna mempertahankan kelanjutan organisasi. POAC adalah dasar manajemen untuk organisasi manajerial. Terdapat beberapa konsep proses manajemen, misalnya saja PDCE (Plan, Do, Check, Evaluate), dan PDCA (Plan, Do, Check, Action). Namun, konsep POAC lebih banyak digunakan dan diterapkan karena lebih sesuai untuk setiap tingkat manajemen.

Pengertian tiap Fungsi POAC

Fungsi POAC sendiri dalam suatu organisasi adalah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi suatu organisasi dalam pencapaian tujuannya. Berikut adalah penjelasan singkat tentang tiap bagian dari POAC

A. Planning

Kesuksesan organisasi adalah mencapai tujuan yang telah disusun oleh manajer pada periode awal membentuk organisasi. Planning adalah sebuah proses di mana seorang manajer memutuskan tujuan, menetapkan aksi untuk mencapai tujuan (strategi) itu, mengalokasikan tanggung jawab unutk menjalankan strategi kepada orang tertentu, dan mengukur keberhasilan dengan membandingkan tujuan.

            Sebelum mengetahui lebih lanjut tentang perencanaan terlebih dahulu mengenal perbedaan visi, misi, nilai dasar, dan tujuan. Misi, visi, nilai dasar dan tujuan adalah titik awal dari perencanaan strategi.  Keempat hal ini mengatur konteks landasan dari suatu proses dan untuk menjalankan sesuatu serta unit perencana yang tertanam dalam suatu organisasi. Perbedaan misi menggambarkan tujuan dari suatu organisasi sedangkan visi menggambarkan keinginan untuk masa depan,  seringkali digambarkan dengan jelas, menggugah, singkat oleh manajemer suatu organisasi.       

B. Organizing

Organizing, atau dalam bahasa Indonesia pengorganisasian merupakan proses menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi.

Definisi sederhana dari pengorganisasian ialah seluruh proses pengelompokan orang, alat, tugas, serta wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan  yang utuh dan bulat dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

          Pengorganisasian adalah penentuan pekerjaan yang harus dilakukan, pengelompokan tugas dan membagi pekerjaan kepada setiap karyawan, penetapan berbagai departemen serta penentuan hubungan. Tujuan pengorganisasian ini adalah untuk menetapkan peran serta struktur dimana karyawan dapat mengetahui apa tugas dan tujuan mereka.

Prinsip Pengorganisasian

          Proses pengorganisasian dapat dilakukan secara efisien jika manajer memiliki pedoman tertentu sehingga mereka dapat mengambil keputusan dan dapat bertindak. Untuk mengatur secara efektif, prinsip-prinsip organisasi berikut dapat digunakan oleh seorang manajer.

A.    Prinsip Spesialisasi

            Menurut prinsip, pekerjaan seluruh perhatian harus dibagi di antara bawahan atas dasar kualifikasi, kemampuan dan keterampilan. Ini adalah melalui pembagian kerja dapat dicapai yang menghasilkan organisasi yang efektif. Pembagian kerja adalah pemecahan tugas kompleks menjadi komponen-komponennya sehingga setiap orang bertanggung jawab untuk beberapa aktivitas terbatas bukannya tugas secara keseluruhan.

            Tidak semua orang secara fisik dan psikologi mampu melaksanakan semua operasi yang menyusun kebanyakan tugas kompleks, bahkan dengan anggapan seseorang dapat memperoleh semua keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas tadi. Pembagian pekerjaan menciptakan tugas yang lebih sederhana yang dapat dipelajari dan diselesaikan dengan relatif cepat.

B. Prinsip Definisi Fungsional

          Menurut prinsip ini, semua fungsi dalam kekhawatiran harus benar dan jelas kepada manajer dan bawahan. Hal ini dapat dilakukan dengan jelas mendefinisikan tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang dan hubungan orang terhadap satu sama lain. Klarifikasi dalam otoritas-tanggung jawab membantu dalam mencapai hubungan koordinasi dan dengan demikian organisasi dapat berlangsung efektif.

C. Prinsip Rentang Pengendalian atau Pengawasan

            Menurut prinsip ini, rentang kendali adalah rentang pengawasan yang menggambarkan jumlah karyawan yang dapat ditangani dan dikontrol secara efektif oleh seorang manajer tunggal. Menurut prinsip ini, seorang manajer harus dapat menangani jumlah karyawan yang dibawahinya. Keputusan ini dapat diambil dengan memilih baik rentang lebar atau sempit froma. Ada dua jenis rentang kendali:

1). Rentang kendali yang luas adalah salah satu di mana seorang manajer dapat mengawasi dan mengendalikan secara efektif sebuah kelompok besar orang pada satu waktu.

2). Rentang kendali yang sempit ini, pekerjaan dan wewenang dibagi antara banyak bawahan dan manajer tidak mengawasi dan mengendalikan kelompok yang sangat besar dari orang di bawah dia. Manajer sesuai dengan rentang yang sempit mengawasi sejumlah karyawan yang dipilih pada satu waktu.

C. Actuating

Actuating, dalam bahasa Indonesia artinya adalah menggerakkan. Maksudnya, suatu tindakan untuk mengupayakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan tujuan organisasi. Jadi, actuating bertujuan untuk menggerakkan orang agar mau bekerja dengan sendirinya dan penuh dengan kesadaran secara bersama- sama untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Dalam hal ini dibutuhkan kepemimpinan (leadership) yang baik.

Actuating merupakan upaya untuk merealisasikan suatu rencana. Dengan berbagai arahan dengan memotivasi setiap karyawan untuk melaksanakan kegiatan dalam organisasi, yang sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawab. Maka dari itu, actuating tidak lepas dari peranan kemampuan leadership.

Leadership dan Actuating

          Actuating jelas membutuhkan adanya kematangan pribadi dan pemahaman terhadap karakter manusia yang memiliki kecenderungan berbeda dan sifatnya dinamis. Maka dari itu, fungsi actuating ternyata jauh lebih rumit dari kelihatannya, karena harus melibatkan fungsi dari leadership. Leadership adalah sebagai pendukung. Karena actuating sendiri memiliki tujuan sebagai penggerak, yang nantinya akan bertujuan mengefektifkan dan mengefisienkan kerja dalam organisasi.

Prinsip Actuating

A.    Pelaksanaan dan Penugasan.

Langkah lanjutan dari penetapan program kerja pengawasan adalah pelaksanaan pengawasan dalam bentuk pemberian tugas. Tjuan utama penugasan adalah untuk mencapai keseimbangan antara beberapa faktor: persyaratan dan kualifikasi personal, keseimbangan untuk pengembangan profesi, dan lain-lain.

B.     Pengawasan Pengelolaan Dana.

Pengelolaan terhadap dana atau anggaran yang digunakan oleh organisasi penting dilakukan agar dana tidak disia-siakan.

C.     Penyediaan dan Pemanfaatan Sarana Pengawasan.

Pengawasan juga membutuhkan saran dan alat untuk melakukan pengawasan, misalnya teknologi yang digunakan untuk memantau kerja anggota organisasi atau pekerja.

D.    Dokumentasi Pengawasan.

Hal ini diperlukan unutuk mendapatkan bukti yang nyata bila terjadi pelanggaran, kesalahan dalam melakukan aktivitas di dalam organisasi.

D. Controling

Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan apabila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar.

Jelas sekali bahwa  fungsi pengawasan yang diambil dari sudut pandang definisi sangat vital dalam suatu perusahaan. Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan dari rencana. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan. Hal ini dilakukan untuk pencapaian tujuan sesuai dengan rencana.

Jadi pengawasan dilakukan sebelum proses, saat proses, dan setelah proses. Dengan pengendalian diharapkan juga agar pemanfaatan semua unsur manajemen menjadi efektif dan efisien.

 Proses dalam Controlling

Dalam controlling ada beberapa proses dan tahapan, yaitu pengawasan. Proses pengawasan dilakukan secara bertahap dan sistematis melalui langkah sebagai berikut:

A.    Menentukan standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.

B.     Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai.

C.     Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan  penyimpangan jika

       ada

D.    Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan

      sesuai dengan rencana

E.     Meninjau dan menganalisis ulang rencana, apakah sudah realistis atau tidak. Jika ternyata

       belum realistis maka perlu di perbaiki